Serwis korzysta z plików cookies. Korzystanie z witryny oznacza zgodę, że będą one umieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Mogą Państwo zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce.

Nasze doświadczenia i propozycje

SYSTEM ARCHIWIZACJI ORAZ OBIEGU DOKUMENTÓW

Założenia

  • System obiegu dokumentów jest systemem wspierającym zarządzanie instytucją/firmą, poprzez uporządkowanie i zautomatyzowanie procesu archiwizacji oraz przekazywania dokumentów tradycyjnych bądź elektronicznych wewnątrz firmy,

  • System w swej idei jest elektroniczną wersją księgi dokumentów przychodzących i wychodzących instytucji/firmy, poszerzoną o wiele innych przydatnych funkcjonalności,

  • System pozwala panować nad różnego rodzajami dokumentów; dokumentami fax-owymi, elektronicznymi, dokumentami tradycyjnymi oraz innymi, jak np. mapa, plansza itp., które mogą być archiwizowane w wielu miejscach,

  • System pozwala grupować dokumenty w teczki tematyczne - elektroniczne segregatory,

  • System umożliwia w każdej chwili prześledzenie drogi obiegu dokumentu oraz odnalezienie miejsca jego archiwizacji,

  • System umożliwia zaznaczanie czasu przewidzianego na odpowiedź na pismo i alarmuje w przypadku przekroczenia terminu,

  • System odnotowuje w jakim segregatorze, a jakiej szafie, znajaduje się poszukiwany document papierowy, np. wielkoformatowy dokument itp.

Widok systemu z punktu widzenia użytkownika

  • Ekran użytkownika podzielony jest na trzy części

  • W lewym górnym rogu znajdują się metryki dokumentów przychodzących i wychodzących,

  • W prawym górnym rogu znajdują się metryki dokumentów przyjętych przez użytkownika,

  • Dolny pasek zawierać będzie uzupełniające szczegółowe dane dotyczące wybranej meryki dokumentu,

  • Niebieski pasek u góry ekranu zawiera przyciski umożliwiające dostęp do różnych funkcji programu,

 

Szczegółowy opis dokumentu

  • Zaznaczenie dokumentu w górnym panelu /w tym przypadku dokumenty przyjęte/ powoduje ukazanie się w dolnym panelu metryki z opisem dokumentu,

  • Metryka zawiera pola z opisami m.in.:

    • Znak sprawy,

    • Data rejestracji /wbija się automatycznie/,

    • Numer w dzienniku korespondencji,

    • Sposób dostarczenia /wybór z listy/,

    • Miejsce wysłania,

    • Nazwisko wysyłającego,

i t.d.

Wprowadzanie nowego dokumentu przychodzącego

  • Na niebieskim górnym pasku narzędzi naciskamy przycisk „Nowa metryka”,

  • Rozwija się menu z dwiema opcjami: „korespondencja przychodząca” lub „korespondencja wychodząca”,

  • Wybieramy opcję „korespondencja przychodząca”,

  • W ślad za tym pojawia się pusta metryka nowego dokumentu

 

Wypełnianie metryki nowego dokumentu

  • Metryka nowego dokumentu automatycznie wprowadza;

    • Datę rejestracji,

    • Numer w dzienniku korespondencji,

    • Datę doręczenia,

    • Datę wystawienia /domyślnie jest to ten sam dzień/

  • Sekretarka musi wypełnić pozostałe pola,

  • Nadawcę wybiera się automatycznie z książki adresowej, po naciśnięciu przycisku „Nadawca”.

 

Widok wypełnionej metryki /bez adresu nadawcy

 

Wybieranie nadawcy z książki adresowej

Wybranie nadawcy następuje z książki adresowej.

 

Wyszukiwanie

Tak zgromadzona korespondencja, wraz z dokumentacją dodatkową – załącznikami, pozwala w każdym momencie prześledzić całą korespondencję z firmą, bądź instytucją zewnętrzną. Określić, kto i kiedy zajmował się daną sprawą, jakie podjął wówczas decyzje.

 

Wnioski:

System znakomicie usprawnia zarządzanie dokumentami w firmie.

Archiwizacja dokumentów w firmie, obieg dokumentów firmie, elektroniczny sekretariat