Założenia
Oferowany system przeznaczony jest dla dużych organizacji produkcyjnych, bądź usługowych, przyjmujących kilkaset, a nawet kilka tysięcy faktur miesięcznie.
W celu ominięcia czasochłonnych przesyłek i ścieżek akceptacji tradycyjnych faktur papierowych, bądź ich skanów, faktura tradycyjna zastąpiona jest fakturą elektroniczną.
Pierwszym krokiem jest wykonanie faktury elektronicznej, w której odnotowane są wszystkie istotne dane; nr faktury, nazwa firmy która wystawiła fakturę, termin płatności, nr zamówienia, a także poszczególne pozycje towaru, bądź usługi wynikające z zamówienia.
Po wypełnieniu, elektroniczna faktura księgowana jest wstępnie w systemie F/K, nr SAP, a następnie nadawany jest jej obieg, w celu uzyskania akceptacji magazynu, osoby zamawiającej, oraz innych osób upoważnionych do akceptacji zamówień i dostaw.
Po uzyskaniu wszystkich niezbędnych akceptacji, faktura elektroniczna zostaje wprowadzona do systemu F/K z określonym terminem płatności. Faktura tradycyjna zaś, włączona zostaje do segregatora, z adnotacją pozytywnie zweryfikowanej sprawy, nadanej na fakturze elektronicznej.
System ten został przed wielu laty wdrożony w bardzo dużym zagranicznym koncernie. Wykonany został w oparciu o Lotus Notes, z pełną wymianą danych z systemem SAP R3. Na życzenie zainteresowanej firmy, wykonany może zostać w każdej innej technologii.
Ostateczną decyzje o płatności podejmuje zwierzchnik osoby odpowiedzialnej za dany MPK, co wynika ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, bądź nadanych mu uprawnień.
Wnioski:
System porządkuje kwestie związane z procesem przyjmowania oraz akceptacji faktur. Znakomicie przyspiesza realizacje płatności. Zapobiega ewentualnym uchybieniom w procesie akceptacji dokumentów.
Elektroniczna faktura, obieg faktur w firmie
