Założenia
Prezentowany system jest systemem redakcyjnym wdrożonym produkcyjnie w ogólnopolskim wydawnictwie, wydającym kilka kolorowych magazynów,
System odwzorcowuje procedury redakcyjne funkcjonujących w oparciu o tradycyjne dokumenty papierowe,
Oznacza to, że wprowadzona przez autora, bądź redaktora wersja elektroniczna publikacji przechodzi wszystkie procesy redakcyjne w oparciu o dokument elektroniczny,
Każda publikacja opisana jest słowami kluczowymi, umożliwiającymi jej późniejsze odszukanie,
Publikacja elektroniczna podlega korekcie wewnątrz redakcji, może być także zaopiniowana przez zewnętrznego recenzenta. Po zaakceptowaniu wersji ostatecznej trafia do studia DTP, gdzie zostaje złożony artykuł.
Po składzie publikacja trafia do zespołu, który wprowadza ją na portal,
Klient po zakupieniu wersji elektronicznej tytułu, ma możliwość wyszukiwania arykułów go interesujących po słowach kluczowych,
Oznacza to, że nie musi przeglądać wszystkich numerów i roczników, by odnaleźć interesujące go publikacje, lecz poprzez wybranie słów kluczowych otrzyma tylko publikacje go interesujące.
Zalety systemu
-
System posiada szereg funkcji wspomagających procesy redakcyjne.
-
System porządkuje procesy redakcyjne,
-
Pozwala panować nad terminami, jakie każdej osobie uczestniczącej w procesie redakcyjnym zostały nadane,
-
Pozwala śledzić wprowadzane do tekstu zmiany,
-
Pozwala śledzić wersje,
-
Pozwala archiwizować ilustracje niewykorzystane,
-
Pozwala stworzyć bazę danych ilustracji opisanych słowami kluczowymi
-
Wpływa na przyspieszenie procesu redakcyjnego,
-
Oszczędza się czas i pieniądze m.in. wydawane na zakup tonerów, drukarkek i papieru,
-
Umożliwia poszerzenie oferty wydawnictwa o sprzedaż publikacji elektronicznych, nie tylko całych numerów, lecz także korzystać z bazy danych publikacji gotowych i wyszukiwania interesujących Czytelnika publikacji po słowach kluczowych.
-
System DocFlow wykonany został w oparciu o narzędzia open source. Serwer aplikacji Zope oraz bibliotekę Plone. Na życzenie zainteresowanej firmy, może zostać wykonany w innej technologii,
Podstawowe funkcjonalności
-
Do systemu wprowadzane są przez autorów ich publikacje, wraz z oddzielnie przysyłanymi w formie załączników ilustracjami.
-
Redaktor prowadzący dokonuje korekty publikacji oraz oceny materiału ilustracyjnego, prosząc autora w razie potrzeby o uzupełnienia i wyjaśnienia niektórych kwestii,
-
Zaakceptowany przez prowadzącego redaktora oraz autora tekst wraz z wybranymi ilustracjami przesyłany jest do recenzenta, który wystawia opinie, zgłaszając niekiedy koniczność wprowadzanie zmian do artykułu,
-
Artykuł, kolejny raz przesyłany jest do autora, który dokonuje jego korekty, po czym recenzent ponownie go ocenia,
-
Zaakceptowane przez prowadzących redaktorów publikacje, kierowane są do składu DTP, gdzie są składane,
-
Wersja elektroniczna czasopisma, prezentowana jest za opłatą w Internecie.
-
System archiwizuje wszystkie wersje artykułów,
-
Po określonym czasie, wersje robocze, za wyjątkiem wersji ostatecznej, są automatycznie usuwane,
-
Kliknięcie na dowolną ikonę pliku pobiera aktualną wersję do odczytu,
-
Kliknięcie na nazwę pliku powoduje otwarcie pliku do edycji,
-
Edycja może odbywać się za pomocą dowolnego programu - Photoshop'a, Corel'a, MS Word'a, itp.
-
Po zakończeniu edycji specjalny program wyśle zmieniony plik na serwer,
-
Sekcje z załącznikami umożliwiają ściągnięcie wszystkich plików naraz w postaci archiwum ZIP.
-
Słowa kluczowe i tematy mają swoją hierarchię,
-
Każde słowo kluczowe i temat może być używane w kilku tytułach czasopism,
-
Do artykułu można przypisać dowolną ilość słów kluczowych i tematów.
-
Klikając na zakładkę „wersje” można obejrzeć listę utworzonych wersji artykułów,
-
Przywracanie artykułu do wcześniejszego stanu polega na kliknięciu na jeden link,
-
Każdy załącznik zawiera:
-
Tytuł,
-
Podpis,
-
Źródło,
-
-
Po zakończeniu procesu redakcyjnego, artukułprzesyłany jest do składu DTP,
-
Aby wysłać artykuł, należy wybrać adresata. Neleży też wpisać komentarz.
-
Na formularzu znajduje się opcja powiadomienia szefa DTP o przesłaniu dokumentu.
-
Istnieje wiele możliwości wyszukania interesującego artykułu, bądxilustracji. W prawym górnym rogu znajduje się pole szybkiego wyszukiwania,
-
W trakcie wpisywania tekstu system wyszuka pasujące frazy i zaprezentuje je w wyskakującym okienku,
-
Jeśli chcemy ograniczyć kryteria wyszukiwania bardziej dokładnie, możemy wykorzystać wyszukiwanie zaawansowane,
-
Możemy wyszukiwać po:
-
Tytule,
-
Słowach kluczowych,
-
Tematach,
-
Typie obiektu (katalog, artykuł, itp.),
-
Opisie,
-
Daty utworzenia,
-
Autorze,
-
Stanie dokumentu (w edycji, w DTP, w korekcie, w druku, itp
Wnioski:
-
System DocFlow, porządkuje prace redakcyjne,
-
Pozwala na oszczędzanie czasu oraz znakomicie obniża koszty zużycia papieru, tonerów i urządzeń,
-
Znakomicie usprawnia działalność redakcji,
-
Umożliwja otwarcie nowego biznesu, jakim jest sprzedaż czasopism elektronicznych.
Elektroniczna redakcja, WorkFlow w redakcji, Archiwizacja dokumentów, elektroniczna wersja czasopism.
